Ordnung im Daten – Stammdaten­management

Datenmanagement – wo fange ich an?

Datenmanagement ist ein komplexes und hoch individuelles Thema, das schwer vereinheitlicht werden kann. Es gibt keinen Blueprint, an welchen sich ein Unternehmen halten kann, um nach Beendigung einer Data-Checkliste zu sagen, das Thema sei vom Tisch.

Umso wichtiger ist es, dieses große Thema Datenmanagement in Teilbereiche zu gliedern und den Data-Marathon in kleinen Teilsprints zu absolvieren.

Wo ist aber nun die Startlinie? Für jedes Unternehmen, das bereits große Mengen an Daten generiert hat, könnte die Ordnung in den sogenannten Stammdaten der erste Schritt sein!

Evaluierung aller Datenquellen im Unternehmen – Stammdaten­management als Datenfundament

Wer seine Daten nutzen möchte, muss wissen, wo seine Daten herkommen. In einem Unternehmen gibt es zahlreiche Datenquellen: Vertrieb (Außendienst, Messen, POS), Call Center und Service Hotline, Marketing und Online Marketing, Einkauf und Produktion, Forschung und Entwicklung… Zudem werden in einigen Firmen auch mehrere IT-Systeme genutzt und vielleicht werden auch Apps eingesetzt, die Daten erfassen.

Das Problem der vielen Daten

Betrachtet man einmal Kundendaten, so liegen diese zum Teil in einem CRM, zum Teil in Excel-Tabellen, zum Teil werden sie evtl. im Backend einer App erfasst. Der Überblick geht verloren oder fehlt bereits und es entstehen Dubletten und das Datenchaos wächst.

Ist die Anschrift des Kunden noch aktuell? Die E-Mail kommt auch nicht mehr an, vielleicht hat der Ansprechpartner das Unternehmen verlassen? Zwei Telefonnummern? Welche ist nun die richtige?

Wo fange ich an? Einführung eines Stammdaten­managements

Der erste Schritt an dieser Stelle wäre, alle Informationen zusammenzuführen und zu validieren – mithilfe eines sogenannten Stammdatenmanagements (englisch Master Data Management, MDM). Ein Stammdatenmanagement umfasst alle strategischen, organisatorischen, methodischen und technologischen Aktivitäten in Bezug auf die Stammdaten Deines Unternehmens:

• Strategische Herausforderungen
  • Definition einer Vision,
  • Erfassung des IST-Zustandes (Erfassung der aktuellen Prozesse, Workflows etc.),
  • Definition der Zielsetzung,
  • Ausarbeitung eines Budget- Plans und
  • Verteilung der Rollen und Zuständigkeiten etc.
• Organisatorische Herausforderungen
  • Organisation des fachlichen und technischen Supports,
  • Zusammenstellung eines Projekt-Teams (idealerweise über alle Fachbereiche des Unternehmens hinweg),
  • Briefing aller Beteiligten,
  • Festlegung der relevanten Daten,
  • Aufstellen von Mechanismen zur Erhöhung der Datenqualität in den Quellsystemen,
  • Definition eines Regelwerks zur Zusammenführung von Daten etc.
• Methodische und technologische Herausforderungen
  • Einführung einer Software zur Zusammenführung aller im Unternehmen verfügbaren Stammdaten,
  • Prüfung entsprechender Schnittstellen an die einzelnen Quellsysteme etc.

Wie viel Zeit benötigt die Einführung eines Stamm­daten­managements?

Je nach zur Verfügung stehenden Ressourcen kann die Konzeption und die Einführung eines Stammdatenmanagements mehrere Monate, bis hin zu einem Jahr dauern. Damit ist es jedoch nicht getan, denn dann müssen Qualitätsprozesse angestoßen werden, Fehler- und Abweichungslisten kontrolliert werden und ggf. Mitarbeiter geschult werden.

„Datenmanagement ist kein Sprint, Datenmanagement ist ein Marathon.“

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Welchen Nutzen hat ein Stammdaten­management?

Zum einen wäre da die Kosteneinsparung. Die Nachbearbeitung und wiederholte Eingabe von Daten werden verringert und das Risiko, aufgrund von falschen Eingaben falsche Entscheidungen zu treffen, minimiert. Durch vereinfachte und leistungsfähigere Prozesse kann außerdem die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Wertschöpfungsstufen und Abteilungen verbessert werden. Dank den durchdachten Data-Richtlinien wird eine konsistente Entscheidungsgrundlage geschaffen, die sich positiv auf Monitoring und Reporting auswirkt.

Was Datenmanagement sonst so kann?

So einiges! Wir sagen Dir, wie Du das gesamte Potenzial Deiner Daten ausschöpfen kannst. Sprechen wir über Deine Daten.